ИП и ООО регулярно используют ЭЦП для подписания различных документов. Этот реквизит как подтверждение авторства электронного документа необходим для списания и перевода денежных средств с расчетного счета, отправки отчетности в налоговые, статистические, таможенные и прочие органы, оформления заявлений на порталах или подачи в суд, для участия в тендерах, регистрации ККТ. Подписание ЭЦП приравнивается к собственноручной подписи. Основные потребители USB-токена с записью ЭЦП – бухгалтеры, хотя регистрируется она чаще всего на директора компании. Для его получения в ФНС или удостоверяющем центре он должен иметь паспорт и документы, подтверждающие полномочия. С целью оформления электронной подписи на представителя нужна выписанная доверенность, желательно нотариально заверенная. С сентября 2024 года появится возможность применения машиночитаемой доверенности, т.е. в электронном виде.

ЭЦП необходимо хранить в защищенном месте. Однако часто эта флешка ходит по кругу среди сотрудников. Поэтому важно определить круг допущенных, ответственных лиц с использованием USB-токена по акту приема-передачи.

Что делать, если мошенники на вашу компанию выпустили ЭЦП и сдали нулевую или корректирующую декларацию? Для начала стоит выяснить, кто использовал электронную подпись. Узнать это можно через налоговую инспекцию или сайт Госуслуги. Затем необходимо отозвать сертификат ключа ЭЦП и подать заявление в полицию. Что касается урегулирования отношений с ИФНС, то существует два варианта. Первый — подать вторую или третью корректирующую декларацию. Однако поддельный документ останется в базе инспекции, и она получит право на камеральную проверку. Второй вариант – направить письмо о том, что ФНС должна аннулировать сданную ранее недостоверную декларацию. Для этого необходимо выиграть дело в суде.

Также компанию могут переписать на других бенефициаров, и директор (учредитель) узнает об этом случайно через ЕГРЮЛ. В этом случае он должен через ФНС выявить злоумышленников и аннулировать ЭЦП. Заявителем на переоформление может быть новый номинальный руководитель, но предыдущий по закону обязан подписать документы на отчуждение доли. Нередко обращение в полицию дает отрицательный результат. Правоохранители отказываются даже от доследственной проверки на основании якобы отсутствующего ущерба. Но даже если нет ущерба, то налицо признаки приготовления или покушения на мошенничество.

Каким образом можно уменьшить вероятность возникновения подобных ситуаций? Руководитель компании должен регулярно мониторить в Госуслугах электронные сертификаты ЭЦП, выпущенные на его имя. Если это произошло, отозвать сертификат он вправе в удостоверяющем центре или ИФНС. Можно также подать уведомление и указать, что никакие третьи лица не имеют право использовать его подпись по доверенности.

Также следует проверять подлинность ЭЦП своих контрагентов. Для этого в Госуслугах во вкладке «Проверка ЭП» появится страница с выбором формата проверяемой подписи, который можно уточнить у контрагента. Затем после загрузки файла и проверки появится сообщение о подтверждении подлинности документа, данные о владельце сертификата, месте получения и сроке действия. Если авторство не подтвердиться, то следует настороженно отнестись к такому бизнес-партнеру.

Если компания заподозрена в теневой и противоправной деятельности, незаконной обналичке, неуплате налогов, то ФНС вправе заблокировать сертификат ключа ЭЦП. В одном судебном разбирательстве инспекторы провели проверку ООО и установили ее взаимосвязь с фирмами с признаками однодневок. Затем вызвали на допрос директора, но он не явился. В итоге в удостоверяющие центры были разосланы требования об аннулировании ЭЦП директора. После блокировки он написал жалобу, но суд встал на сторону ФНС. Ответчик доказал, что с IP-адреса компании направлялись декларации от имени нескольких юрлиц с признаками однодневок, налоги по сделкам не уплачивались, требования не исполнялись. Следовательно, сертификат ключа ЭЦП был заблокирован правомерно.