Как известно, для закачивания подписей электронных документов необходим USB-токен или «защищенный ключевой носитель». Приобрести его можно в торговой точке рядом с ИФНС или удостоверяющем центре (УЦ). А уже в самой налоговой инспекции руководители юрлиц и индивидуальные предприниматели получают сертификат электронной цифровой подписи (ЭЦП). Важно, чтобы именно они лично присутствовали при процедуре – другое лицо даже с нотариальной доверенностью не сможет это сделать.
При покупке USB-токен должен быть сертифицирован со стороны ФСТЭК (Федеральная служба по техническому и экспортному контролю) или ФСБ. Желательно, чтобы он имел максимальный объем памяти. Если бизнесмен работает с алкогольной продукцией, то необходим токен со встроенными криптографическими функциями. Кроме наиболее распространенного USB-токена существуют и такой носитель для электронной подписи, как смарт-карты. Они похожи на банковские и для них требуется специальный считыватель.
В электронном документообороте можно применять три ЭЦП. Первая – простая: ее получают на сайте, где планируют использовать. Она позволяет идентифицировать личность подписанта, но с ее помощью невозможно определить факт изменения документа после подписания. Вторая – неквалифицированная ЭЦП, которая способна выявить изменения в документе. Третья – усиленная квалифицированная. Две последние получают в УЦ.
Формируемая кодами и паролями простая ЭЦП предназначена для физлиц для пользования сервисами на Госуслугах и на различных сайтах. Защищенная криптографическим преобразованием неквалифицированная ЭЦП применяется в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС, для составления отчетности, отправки документов контрагентам. Усиленная квалифицированная подпись выдается в УЦ, аккредитованном Минцифры. Она необходима для направления отчетности в госорганы, участии в тендерах и аукционах.
Если речь идет о юрлице или ИП с сотрудниками, где работают различные подразделения (бухгалтерия, склад, кадровая служба, маркетинг, отдел снабжения и т.д.), то для массовых подписей электронных документов в рамках внутреннего документооборота можно использовать любую ЭЦП. Простая задействуется при удостоверении разных заявлений на прием или увольнение, служебных заданий, рассылок об ознакомлении и т.д. Но чаще всего более необходима неквалифицированная, прежде всего для руководителя.
При использовании ЭЦП необходимо обеспечивать конфиденциальность ключей и не допускать ее попадания третьим лицам. Если же выявлен факт компрометации, то об этом следует как можно быстрее уведомить удостоверяющий центр. При похищении чужой подписи мошенники оформляют на владельца кредиты, совершают сделки с его недвижимостью.
Сертификат ЭЦП имеет срок действия. Обычно его выдают на 12 месяцев. Для перевыпуска примерно за 20 суток до окончания срока следует взять USB-токен с истекшими ключами, паспорт и снилс и пойти в ФНС или УЦ. Заявителем на переоформление может быть новый руководитель, но предыдущий по закону обязан подписать документы на отчуждение доли.
Возможно, в этом году Правительство РФ примет закон по электронной регистрации бизнеса. Предполагается, что в течение дня можно будет дистанционно открыть ООО или ИП, расчетный счет в банке и оформить электронную подпись. Учредителю понадобится направить документы в регистрирующий орган через онлайн-сервисы ФНС. Для удаленного получения ЭЦП нужно зарегистрироваться в единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) или идентифицировать себя при помощи биометрии (ЕБС).