Недавно ЦБ расширил признаки подозрительных трансакций в рамках соблюдения 115-ФЗ. Теперь таковых 120. Один из значимых признаков — оплата личных нужд с помощью корпоративных карт. В том числе в рознице и онлайн. Банки уже давно в рамках платформы «Знай своего клиента» мониторят подобные операции. И нередко бизнес заносят в жёлтую и даже красную зону, что может привести к блокировке платежей и расчётного счёта. Если сотрудник или иное доверенное лицо потратил деньги с карты на не связанные с деятельностью организации цели, он обязан возместить средства.
По аналогии с личной картой нельзя сообщать кому-либо CVV-код или PIN-код бизнес-карты. Если кто-то хочет перечислить вам денежные средства, то для этого достаточно знать номер. Если отправитель проявляет интерес к иным сведениям – будьте начеку. Точно также ни следует поддаваться попыткам неизвестных лиц для помощи в снятии наличных в банкомате. Под ними могут скрываться мошенники. Об этом компания обязана проинструктировать своих сотрудников, получивших корпоративные карты. Кроме того должны быть чёткие критерии о размере снимаемых наличных или безналичных платежей и видах расходов. А ещё следует проверять сайты, куда вводятся данные карты для оплаты покупок и услуг. Они должны иметь SSL-сертификат. В противном случае сведения попадут к злоумышленникам.
Чтобы работники организации не переусердствовали с тратами и оборотами, необходимо установить лимиты на объём переводов и снятия наличных с смс-информированием. Нельзя расходовать денежные средства на личные нужды, на выплату зарплат или больничных. Даже руководителю юрлица. Хотя если правильно оформить процесс, то подобная практика довольно распространённая. При этом ИП вправе свободно пользоваться бизнес-картой. Но если он работает на общей системе налогообложения или «доходы минус расходы», то должен вести раздельный учёт, чтобы личные расходы не подвергались налогообложению. Также ИП может не обосновывать внесение наличных на бизнес-карту. А вот юрлица обязаны документально подтверждать эту практику. Например, договор при возврате займа или приходно-кассовый ордер при внесении выручки.
Чтобы не платить дополнительные налоги, компании и ИП на ОСНО и системе «доходы минус расходы» обязаны документально отчитываться по совершенным расходам с помощью карт. Это могут быть выписки из банка, чеки товарные и кассовые, платёжные квитанции, подробная информация сохраняется в личном кабинете банка. Также ФНС и банки подозрительно относятся к частым обналичиваниям крупных сумм. Лучше этого избегать. Желательно снимать не более 30% от ежемесячного оборота. Обналичивание также должно быть обоснованным и подтверждаться чеками. Иначе налоговики сочтут это выплатой «серой» зарплаты. Снятие денег с карты и внесение в кассу компании должно происходить подотчётным лицом. Можно снимать и валюту, но только в рамках законодательства при использовании её за рубежом. Важно помнить: при увольнении сотрудника он обязан вернуть бизнес-карту. Впоследствии её надо заблокировать.
В целом преимущества корпоративных карт очевидные. Их можно выпустить в нескольких экземплярах с привязкой к одному расчётному счёту. Руководитель или иное ответственное лицо получает оперативные данные с помощью смс за расходованием денежных средств. По таким картам начисляется кэшбек, предоставляются скидки на товары и услуги партнёров банков. Именные карты могут применять только конкретные лица, неименные – те, на чьё имя она была выпущена. В обеих ситуация передавать их другим сотрудникам и третьим лицам запрещено.