Требования ФНС о предоставлении документов или информации могут быть как в рамках проверки, так и других видов налогового контроля. К последнему относятся в том числе документы о сделке с деловыми партнёрами, которые являются таковыми лишь опосредованно, через других контрагентов и множество цепочек. Однако в своём запросе инспекторы обязаны указать связь истребованных документов с проверяемой компанией.
Юрлица и ИП должны предоставлять те или иные бумаги в течение 10 дней с момента получения требования. Если они не в состоянии сделать это в срок, то обязаны уведомить об этом инспекторов и указать причины. За игнорирование предусмотрены штрафы: за непредоставление в срок — 200 рублей за документ или за отказ — 10 тысяч рублей. Также это может стать основанием для выездной проверки.
На практике сумма предъявленных штрафов может быть намного выше. В одном разбирательстве ФНС вменила юрлицу 1,5 миллиона рублей за непредоставление документов. Суд поддержал бизнесмена и отменил санкции. Выяснилось, что ранее в рамках выездной проверки инспекторы произвели осмотры помещений и выемку необходимых бумаг. Компания также передавал уточнённые декларации по НДС, книгу покупок и продаж и программу бухучёта. Таким образом у инспекторов был полный доступ к компьютерным программам и отчётности, но они бездоказательно заявили о сокрытии их части и выдвинули штраф, к тому же совершенно необоснованный.
В Налоговом кодексе не указывается перечень документов, которые могут быть запрошены у юрлица или ИП. Однако в выдаче некоторых из них по закону возможен отказ. К ним относятся уничтоженные из-за истечения сроков хранения (минимальный период – пять лет); не имеющие отношения к налоговым исчислениям, вычету или конкретным сделкам; не относящихся к проверяемому периоду и вообще к предмету налоговой проверки. Сам отказ необходимо письменно обосновать с указанием причин, чтобы не нарваться на штрафы и прочие санкции. Компания вправе также указать отказы в выдаче лицензий, доверенностей, расшифровки задолженности, регистров бухучёта. Тем более бессмысленно запрашивать бумаги, которые бизнес вовсе не имеет.
Самый большой объём документов запрашивается в ходе выездной проверки. К ним относятся договора с контрагентами, информация об обоснованности их выбора, счета фактуры, товарные накладные, путевые листы и т.д. Намного меньше бумаг требуется вне проверки или по конкретной сделке.
В требовании вне налоговой проверки ФНС обязана указать сделки, по которым необходима информация. Если этого нет, то компания не обязана исполнять запрос. В одном деле инспекторы затребовали бумаги по всей деятельности организации. Их интересовали оборотно-сальдовые ведомости, расшифровки по дебиторской и кредиторской задолженности, выписки по всем расчётным счетам, досудебные претензии. Разумеется, компания отказалась и суд её поддержал.
В другом деле ФНС отказала юрлицу в вычете по НДС. Якобы его контрагенты имели налоговые разрывы и осуществляли фиктивные сделки. При проверке они не предоставили документы, не имели персонала и складов, впоследствии их исключили из ЕГРЮЛ. Суды всех инстанций поддержали бизнес. В решениях указывалось, что истец не обязан знать о возможных разрывах у контрагентов и не доказано, что он был осведомлён о том, что они имели вероятные признаки «однодневок». Кроме того проверка состоялась спустя два года после сделок. Они были признаны реальными, а отсутствие штатного персонала не означает фиктивную деятельность.