2020 год знаменуется тотальным переходом на электронные трудовые книжки. Теперь вся информация о рабочем месте, стаже, повышениях и увольнениях передается в Пенсионный фонд РФ. А бумажная книжка нужна будет только для подтверждения стажа до 2020 года. В правительственных ведомствах такой переход кажется быстрым и простым, но на деле предприниматели сталкиваются с проблемами. А если не успеют вовремя перейти на электронную трудовую документацию — штраф от Роструда!

Что нужно знать работодателю и сотруднику :

• С 1 января 2020 года все сведения о трудовой деятельности сотрудника нужно отправлять в ПФ РФ в электронном виде по форме СЗВ-ТД (Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019);
• До 31 октября 2020 года сообщить сотрудникам в письменном виде, что они могут больше не использовать бумажные трудовые книжки, или же продолжить их вести по своему согласию (они должны подтвердить это заявлением об отказе от них или наоборот);
• С 1 января 2021 года при найме нового сотрудника не заводить бумажные трудовые книжки, а использовать электронную форму.

Если не выполнить эти условия, то возможен штраф, сообщают юристы. Уже сейчас есть случаи, когда предпринимателей или руководителей компаний штрафовали на 5 000 рублей, а юрлица на 50 000 рублей за не внесение электронных сведений в ПФ РФ о трудовой деятельности сотрудников. Причем, повторное нарушение сулит еще больший штраф — 20 000 рублей и 70 000 рублей, соответственно.

Обратите внимание, в Роструде требуют уже сейчас уведомлять Пенсионный Фонд о любых изменениях в условиях работы сотрудника — о его повышении, изменении оклада, изменении должности и так далее. Все это подается через форму СЗВ-ТД (пример ее можно найти в свободном доступе). Хорошо еще, что сведения нужно подавать только актуальные, с 2020 года, а не оцифровывать всю книгу. Кстати, электронная форма едина и для ИП, и для юрлиц, что очень удобно.

Если не хотите получить штраф от Роструда, то придерживайтесь нескольких правил. Во-первых, все изменения о трудовой деятельности сотрудника нужно подавать сразу же. Наняли кого-то на работу в пятницу? Сообщите об этом не позднее понедельника. А если сотрудник работает давно, то в электронном отчете просто нужно продублировать последнюю запись трудовой книги. После этого бумажка уже будет не нужна, если сам сотрудник не захочет ее оставить (по старинке, как говорится).

И не забудьте отправить всему штату письменное уведомление до 31 октября этого года, что осуществляется переход на электронные книги. Это могут проверить затем. При чем у сотрудников может быть выбор. Если кто-то решит сохранить трудовую книгу, то для этого нужно будет написать заявление до 31 декабря 2020 года. А вот заявление о переходе на электронную трудовую книжку можно подавать в любое время до конца года. Все, кто будет нанят на работу после Нового года никаких заявления писать не должны — они автоматически уже будут иметь электронные трудовые книжки.

Правда, закон еще достаточно “сырой” и поспешный, поэтому многие нюансы в нем не учтены. Например, сама форма электронных книг не установлена. Пока что все пользуются вышеупомянутой формой СЗВ-ТД. Как только сотрудник написал заявление о переходе на электронный вариант трудовой, в книжку вносится соответствующая запись и она отдается ему навсегда, за ненадобностью.

Вот и все. А предприниматели продолжат сдавать всю отчетность уже в электронном виде в ПФ РФ по пока что единой форме.

Из этого всего можно сделать вывод, что никакого ноу-хау в трудовом кодексе не случилось. А бумага заменена кучей других отчетов и внутренних актов. Как от этого избавиться? Пока никак, нужно переждать переходной период, следуя всем вышеописанным нормам, чтобы не нарваться на штраф от Роструда. А дальше нужно ждать новых правок и требований. Есть надежда, что вскоре введут единый реестр, где каждый сотрудник сможет онлайн отслеживать свои записи о работе, но пока что такого нет.