Юрлица и ИП в случае запроса налоговых органов должны предоставить максимум документов о своих расходах. К ним относятся счета фактуры, накладные, акты приема-передачи, командировочные листы, таможенные декларации, авансовые отчёты, кассовые чеки и т.д.
В ст. 346.16 «Порядок определения расходов» и ст. 254 «Материальные расходы» НК прописаны издержки, которые может нести бизнес. На выплату зарплаты, закупку товаров и материалов, амортизацию оборудования, ремонтные работы и т.д. Важно доказать, что все расходы осуществлялись с целью получения экономической выгоды.
Если говорить о бизнесе на общей системе налогообложения, то максимум расходов нужно подтверждать для снижения налога на прибыль. Помимо основных (логистика, зарплата, плата за аренду, закупка, амортизация, реклама, представительские расходы) существуют внереализационные затраты. К последним относятся судебные издержки, проценты по полученным кредитам, содержание предоставленного в аренду имущества. Наконец, в расходы можно включать санаторно-курортное обеспечение сотрудников, добровольное медицинское страхование, взносы по договорам негосударственного пенсионного обеспечения. Однако по ним существуют лимиты, прописанные в ст. 255 НК.
В некоторые сезоны, особенно зимний, расходы компаний могут возрастать. В частности, на потребление топлива. Для этого следует применить утвержденные Минтрансом повышающие коэффициенты. Но для ФНС предоставление кассовых чеков для учёта топлива или запчастей для транспорта будет недостаточно. Чтобы подтвердить расходы при налогообложении, необходимы также путевые листы.
Отдельная статья учёта в расходах по налогу на прибыль – разъездной характер работы сотрудников, в том числе при перевозке грузов. Одного утвержденного положения со стороны работодателя будет недостаточным. Кроме него должен быть трудовой или коллективный договор с прописанным перечнем работ и командировок и размером возмещенных затрат. Также желательно составить маршрутные листы, вести журналы поездок и при необходимости путевые листы. Эти документы послужат деловым обоснованием понесённых издержек.
С целью признания расходов юрлица или ИП при оплате работ и услуг в адрес самозанятого сотрудника (плательщика НПД) одних кассовых чеков от него будет также недостаточным. Если ФНС заинтересуется таким сотрудничеством, то ей нужно предоставить прочие документы. А именно – договор с прописанными услугами и акты выполненных работ.
Отдельный пункт расходов компаний касается рекламы. С 2025 года вводятся новые ограничения, при несоблюдении которых эти затраты в СМИ и соцсетях не будут учитываться для уменьшения налогов. К таким ограничениям относятся размещение рекламы на тех интернет-ресурсах, которые признаны в РФ иноагентами или запрещенными (например, в Instagram); если не маркирована уникальным идентификатором от Роскомнадзора. Кстати, новая маркировка значительного ассортимента одежды увеличит цены на 20-30%. Малый и средний бизнес в данной отрасли ставится под разорение.
В целом российская экономика вошла в штопор стагфляции. Это падение производства и деловой активности с высокой инфляцией. Издержки бизнеса растут и еще сильнее увеличатся в 2025 году из-за высокой процентной ставки по кредитам, повышения налогов, девальвации рубля и подорожания импорта. Многие компании уже закладывают расходы с учётом будущего курса 120 рублей к доллару. В итоге за всё снова заплатят потребители.