Иногда проблемы в бизнесе имеют ни внешний характер, а внутренний. Виновником может стать нечистоплотный бухгалтер при невнимательном директоре. Самый яркий пример – необоснованное выписывание себе премий. На госслужбе или в государственных (муниципальных) организациях некоторые чиновники фиктивно трудоустраивают своих родственников и знакомых, получая за них зарплату. Но такое нередко происходит и в частном бизнесе по инициативе бухгалтера. В итоге увеличиваются расходы не только в виде окладов, но и зарплатных налогов.
С целью хищения средств компании бухгалтер может взаимодействовать с фирмами-однодневками. На их расчетные счета перечисляются деньги за якобы оказанные услуги, после чего они обналичиваются. Для придания видимости реальных сделок изготавливаются фиктивные акты. Бухгалтер также завышает суммы за реально выполненные работы или поставленные товары. Разницу кладет себе в карман.
Бухгалтер может обманывать сотрудников, если они пассивны и не желают отстаивать свои права. Для этого в зарплатной в ведомости указывается более высокая сумма, а по факту на карты перечисляются меньшие объемы. Разумеется, разница кладется в карман. Поэтому сотрудники должны требовать расчетные листки.
На практике бухгалтер может вступать в сговор с начальником склада или с менеджером по продажам. В первом случае он прикрывает хищения со склада товарно-материальных ценностей. В инвентаризационной описи указываются недостоверные сведения. Во втором случае согласовывается завышенная стоимость приобретаемых товаров и материалов.
Еще одна схема — по договоренности с кем-то из сотрудников бухгалтер необоснованно выписывает ему премии. Либо выдает деньги под отчет и закрывает суммы фиктивными кассовыми чеками. Затем составляется авансовый отчет и подписывается ничего не подозревающим руководителем. Если в юрлице не один, а два-три учредителя, бухгалтер может по согласованию с одним из них предоставлять искаженную информацию другим.
Если вдруг директор что-то заподозрил, то необходимо заказать аудит. Достаточно проверить данные за последний год и выявить возможные злоупотребления. Перед увольнением бухгалтера независимо от причины необходимо провести инвентаризацию товарно-материальных ценностей, денежных средств на расчетных счетах, дебиторской и кредиторской задолженности. Бухгалтер должен собрать всю первичную документацию как минимум за последний отчетный месяц, а также передать электронную цифровую подпись, пароли от доступа в компьютер, электронную почту, различные программы для учета и контроля.
Важно заключить с бухгалтером договор о полной материальной ответственности (ст. 242 ТК). Учредители вправе возложить ее на всех сотрудников. Большинство из них несет ограниченную материальную ответственность (ст. 241 ТК). Кстати, даже если соответствующий договор не подписывался, суды разрешают привлекать работников к возмещению ущерба. В одном разбирательстве было доказано, что бухгалтер длительное время необоснованно выплачивал себе завышенную зарплату, корректируя ведомость. Сумма накопилась немалая – 306 тысяч рублей. Сначала он, будучи разоблаченным, согласился возместить выплаченные себе сверх оклада средства. Но вскоре прервал процесс и отказался. Работодатель обратился в суд за взысканием причиненного ущерба, а уже бывший работник подал встречный иск. Бухгалтер мотивировал свой отказ тем, что якобы подвергся психологическому давлению, к тому же не являлся материально ответственным лицом. Он просил признать документ о добровольном возмещении ущерба недействительным. Однако суд указал, что, если вина сотрудника установлена, руководство компании вправе истребовать возмещение.