2,5 млрд. рублей и 70 000 кв.м. — столько Сбербанк ежегодно тратит на обработку и хранение бумажных документов.
Не всем нужно столько места для бумаг как Сбербанку, однако даже тот поток документов, который сопровождает малый или средний бизнес, может повергнуть в уныние любого.
Сегодня расскажем как облегчить ваш труд и снизить количество необходимых бумаг.
Не редкость, когда заказчик и исполнитель находятся в разных городах и даже странах, вопрос оперативного подписания и обмена договорами стоит довольно остро.
Самым простым и не требующим каких-то дополнительных затрат способом будет обмен скан-копиями подписанных собственноручно договоров.
Для этого вы распечатываете экземпляр договора, подписываете его своей рукой, ставите печать (если она у вас есть, что тоже по закону не обязательно), сканируете и отправляете своему партнёру по электронной почте. Партнёр получает его, распечатывает уже скан с вашей подписью, ставит свою, сканирует и отправляет вам ответным письмом.
Быстро и просто.
Люди старой закалки, не до конца доверяя всем этим технологиям, предпочитают дополнительно отправлять такие договоры ещё и в оригиналах почтой или курьерами, но это все дополнительные расходы на пересылку и драгоценное время. Однако это совсем необязательно, судебная практика показывает, что обмена скан-копиями документов вполне достаточно для подтверждения факта заключения договора.
О дополнительных мерах безопасности расскажем ниже.
Второй способ автоматизации этого процесса — покупка электронной цифровой подписи. Да, это дополнительные расходы, но и абсолютное отсутствие тех рисков, которыми пугают при обмене сканами.
Закон чётко говорит — документ, подписанный электронной цифровой подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях.
Таким образом, получив электронный документ, подписанный ЭЦП с обеих сторон, вы фактически получили оригинал и можете распечатать себе хоть сотню таких экземпляров, все они будут оригиналами.
Третий способ для хитрых.
Допустим вы купили ЭЦП (цена вопроса, кстати, порядка 2000 руб., а вскоре и ФНС обещала взять оформление на себя, это должно сделать процедуру дешевле или совсем бесплатной).
ЭЦП у вас есть, но вероятно не все контрагенты такие продвинутые и продолжают подписывать договоры вручную. Тогда вы можете подписать договор со своей стороны электронной подписью и отправить его партнёру, он его распечатает, подпишет сам и отправит вам скан, как в первом способе. Такое смешение двух видов подписей электронной и собственноручной абсолютно допустимо и не лишает документ его юридической силы.
При этом вы со своей стороны освобождаетесь от необходимости тратиться на почтовые расходы, если получение “живого” оригинала важно для вашего партнёра.
Теперь несколько нюансов, чтобы максимально подстраховаться при применении трех описанных способов.
В сам текст договора включите раздел с порядком обмена документами. Именно в этом разделе пропишите, что скан-копии документов имеют силу оригинала и что ЭЦП также допустимо использовать при их подписании. Например, можно включить вот такую формулировку:
«Стороны признают юридическую силу документов и сведений, направленных посредством электронной почты с адресов, имеющих обозначение доменного имени, указанное в пункте __ Договора.
Направленные в указанном порядке документы считаются подписанными, а сведения заверенными уполномоченными лицами Сторон. Электронные письма могут являться доказательством в случае урегулирования разногласий сторон в судебном порядке.
Также в применимых случаях Стороны пришли к соглашению об использовании электронного документооборота при обмене юридически значимыми документами и применении электронной подписи при оформлении таких документов.».
И наконец, бонус для тех бизнесов, у кого есть собственный сайт. На таком сайте можно разместить самый выгодный для вас проект договора и дать возможность зарегистрированному пользователю принять этот договор, то есть подтвердить, что он ознакомлен с условиями и согласен с ними. Такое согласие называется акцептом и полностью заменяет собой подпись. Тут важно, чтобы технически всегда была возможность посмотреть какой пользователь подтвердил принятие договора, и эта информация сохранялась.
Такими договорами не нужно обмениваться в оригиналах, поскольку он всегда будет доступен для всех на самом сайте. Если вам понадобилось изменить некоторые условия договора, просто опубликуйте обновлённую версию договора на том же сайте. Чтобы проявить к своим партнёрам максимальную заботу, просто уведомите их об изменениях общей рассылкой.
В самом тексте такого договора сделайте оговорку, например, в такой формулировке:
“Регистрация клиента с помощью логина и пароля на сайте www.antifin означает принятие условий настоящего договора в целом без каких-либо замечаний. Клиент своими действиями подтверждает, что ознакомлен и согласен со всеми условиями настоящего Договора”.
Делайте свой бизнес проще и эффективнее, а мы будем вам помогать.